Bankrekeningen van inbrengers

Als je een inbrenger uitbetaalt, moet het geld ergens heen. Dat ergens is een bankrekening op zijn profiel - en omdat dit het enige gegeven van een inbrenger is waarmee geld wordt verplaatst, gaat Bidvise er anders mee om dan met een telefoonnummer of een adres.

Bankgegevens worden versleuteld opgeslagen en afgeschermd getoond, en als iemand het scherm vraagt een volledig IBAN te tonen wordt dat bij de rekening vastgelegd. In je dagelijkse werk merk je daar weinig van: een rekening toevoegen is één formulier, en daarna staat hij er gewoon als de plek waar het geld heen gaat.

Eén ding om te weten: het uitbetaalbestand is een werkdocument en bevat volledige IBANs, want daar betaal je vanaf. Tonen wordt vastgelegd, exporteren niet. Ga met dat bestand om zoals je met elke lijst met bankgegevens omgaat.

Waar ze staan

Open een inbrenger en kies Bankrekeningen in de zijbalk. Op de pagina Details staat de afgeschermde rekening ook op de bankregel, met een link er direct naartoe - zo kom je er vanaf elk punt waar je toevallig begon.

Een inbrenger kan meerdere rekeningen hebben - bijvoorbeeld een privérekening en een nalatenschapsrekening - en precies één daarvan is de standaardrekening: die wordt gebruikt bij een uitbetaling.

Een rekening toevoegen

Er zijn twee ingangen, voor twee verschillende momenten.

Tijdens het aanmaken van de inbrenger. Het formulier voor een nieuwe inbrenger heeft een optioneel bankgedeelte. Staat de persoon met zijn gegevens voor je, vul ze dan meteen in in plaats van eerst op te slaan en terug te komen.

Achteraf, via Bankrekeningen. Gebruik Bankrekening toevoegen voor een inbrenger die al bestaat, of als je een tweede rekening toevoegt.

Twee dingen om te weten terwijl je typt:

Het IBAN wordt gecontroleerd, niet alleen opgeslagen. Spaties en streepjes worden voor je opgeruimd, en het nummer wordt gecontroleerd - zowel de opbouw als de controlecijfers. Een typefout die een ongeldig IBAN oplevert wordt meteen geweigerd, in plaats van pas op de dag van uitbetalen ontdekt. Bidvise gokt nooit naar een cijfer en repareert er nooit een: klopt het niet, dan krijg je het terug om te corrigeren.

De tenaamstelling is wie de bank kent. Vul de naam in zoals die bij de bank staat, en dat is niet altijd precies de naam van de inbrenger in je administratie - een nalatenschap, een bedrijf, een partner. Op het formulier voor een nieuwe inbrenger mag je het leeg laten en wordt de naam van de inbrenger gebruikt; op het formulier Bankrekening toevoegen is het verplicht, want daar valt niets meer te raden.

De standaardrekening, en wat “bevestigd” betekent

In de lijst staan twee labels, en ze beantwoorden twee verschillende vragen.

Standaard is de rekening waar een uitbetaling heen gaat. Heeft een inbrenger er meerdere, gebruik dan Als standaard instellen bij de rekening die het geld moet ontvangen. Die wijziging wordt vastgelegd.

Bevestigd betekent dat iemand echt naar dit nummer heeft gekeken en ervoor instaat. Een rekening die je zelf hebt ingetypt is bevestigd zodra je hem opslaat - jij bent degene die hem van de brief heeft overgenomen, dus er valt niets dubbel te controleren.

Wijzig je de gegevens, dan wordt de rekening weer onbevestigd: waarvoor iemand instond is niet meer wat er staat. Zo kom je een onbevestigde rekening in de praktijk tegen.

Dat is van belang, want alleen een bevestigde standaardrekening wordt gebruikt voor uitbetalingen. Naar een onbevestigde rekening wordt niet stilzwijgend overgemaakt.

Een volledig IBAN bekijken

In de lijst en op de detailpagina zie je een afgeschermd nummer - het land en de laatste vier cijfers. Genoeg om twee rekeningen uit elkaar te houden, en dat is meestal wat je nodig hebt.

Heb je het hele nummer echt nodig, gebruik dan IBAN tonen. Daarmee wordt vastgelegd wie er heeft gekeken en wanneer, bij die rekening.

Dit is er niet om je het gevoel te geven dat je bekeken wordt. Bankgegevens zijn het ene veld waarbij het waardevol is om een stille, ongemerkte blik achteraf te kunnen reconstrueren - tonen is dus een gewone handeling met een gewone aantekening erbij, en niets om te vermijden als je het nodig hebt.

Wijzigen en opheffen

Als je de gegevens wijzigt, vervalt de bevestiging. Verander je een IBAN of een tenaamstelling, dan gaat de rekening terug naar onbevestigd: waarvoor iemand instond is niet meer wat er staat. Bevestig hem opnieuw zodra je het nieuwe nummer hebt gecontroleerd.

Opgeheven rekeningen worden gearchiveerd, niet verwijderd. Archiveren haalt de rekening uit gebruik en behoudt de rekening zelf en de wijzigingen die eraan zijn gedaan.

Archiveer je de standaardrekening en heeft de inbrenger nog andere rekeningen, dan neemt een daarvan het over - Bidvise kiest een bevestigde rekening boven een oudere onbevestigde. Was het zijn enige rekening, dan neemt niets het over, en komt die inbrenger zonder bestemming in het uitbetaalbestand. Voeg eerst de nieuwe rekening toe en bevestig hem, en archiveer daarna pas de oude.

Als een inbrenger nog oude bankgegevens heeft

Bankgegevens waren vroeger één vrij tekstveld, en bij inbrengers die je al langer hebt staan ze misschien nog zo. Die werken gewoon door voor uitbetalingen, met twee beperkingen die je moet kennen: de waarde moet op het profiel van de inbrenger zelf staan - een waarde die van een gekoppeld website-account komt wordt niet gebruikt - en hij wordt niet meer gebruikt zodra die inbrenger een echte bankrekening heeft, bevestigd of niet.

Voeg je dus een rekening toe voor iemand, voeg dan meteen de juiste toe. Weet je niet zeker welke van hun oude gegevens actueel is, vraag het dan even na in plaats van te gokken.

Bestaande inbrengers overzetten doen we samen met jou, niet iets wat je zelf doorwerkt - laat het ons weten en we regelen het voor jouw site.