Kavels importeren en bijwerken vanuit een spreadsheet

Wanneer je in één keer veel kavels wilt aanpassen - een reeks taxaties corrigeren, omschrijvingen opschonen, een rij kavels uitlichten - hoef je ze niet stuk voor stuk te openen. Upload een spreadsheet, vertel Bidvise wat elke kolom betekent, controleer precies wat er verandert en pas het in één keer toe.

Importeren werkt op de kavels van één veiling. Rijen in je bestand worden op kavelnummer gematcht met bestaande kavels, en de kolommen die je koppelt werken het bijbehorende kavel en item bij. Er verandert niets in je catalogus totdat je een volledig voorbeeld per rij hebt bekeken en op Toepassen hebt gedrukt - je kunt dus veilig een bestand uploaden om alleen te zien wat het zou doen.

Dit is nu een bijwerk-tool, geen aanmaak-tool. Rijen worden gematcht met kavels die al in de veiling bestaan en bijgewerkt. Geheel nieuwe kavels aanmaken vanuit een bestand wordt nog niet ondersteund (een kavel heeft een item en een sessie nodig die een plat bestand niet uitdrukt). Om kavels überhaupt in de veiling te krijgen, zie Je eerste veiling aanmaken.

De importwizard openen

Open vanuit een veiling de Kavels-pagina en kies Importeren (daarna Nieuwe import). Elke import die je uitvoert staat hier met bestandsnaam, status en aantal rijen, zodat je een eerdere run opnieuw kunt openen en kunt zien wat die deed.

1. Je bestand uploaden

Sleep een CSV- of Excel-bestand (.xlsx, .xls) op het uploadvlak, of klik om te bladeren. De eerste rij moet je kolomkoppen bevatten - Bidvise leest die koppen om ze in de volgende stap aan te bieden voor koppeling.

Een paar minuten voorbereiding loont: één kolom moet het kavelnummer bevatten (zo vinden rijen hun kavel), en elke andere kolom is één veld dat je wilt bijwerken - naam, omschrijving, taxatie, enzovoort.

Een bestand mag tot 20.000 rijen bevatten; is dat van jou groter, splits het dan in kleinere bestanden en draai ze na elkaar. Over het scheidingsteken hoef je je geen zorgen te maken - zowel komma- als puntkomma-CSV’s (die laatste gangbaar uit Nederlandse Excel) worden automatisch herkend.

2. Kolommen en regels koppelen

Hier verbind je je spreadsheet met Bidvise. Elke rij van de tabel is één kolom uit je bestand, met een voorbeeldwaarde uit de eerste gegevensrij en een keuzelijst Koppelen aan waarin je het veld kiest dat die kolom moet bijwerken. Bidvise herkent veelvoorkomende koppen automatisch (bijvoorbeeld Lot #, Naam/Name, Omschrijving/Description) en selecteert ze alvast; alles wat je op - Negeren - laat staan, blijft ongemoeid.

Twee dingen stel je hier in:

• Kavelnummer - de matchsleutel. Eén kolom moet aan Kavelnummer worden gekoppeld. Zo vindt elke rij het kavel waar die bij hoort. Koppel je niets aan het kavelnummer, dan laat Bidvise je niet doorgaan.
• Bijwerkregel. Voor kavels is dit nu Alleen bestaande kavels bijwerken - gematchte kavels worden bijgewerkt, en rijen zonder match worden overgeslagen.

Per kolom kun je Alleen indien leeg aanvinken, zodat een kolom alleen velden invult die nu nog leeg zijn in plaats van bestaande waarden te overschrijven - handig wanneer je een catalogus verrijkt in plaats van corrigeert.

Heeft je site meer dan één taal, dan verschijnen tekstvelden als naam en omschrijving per taal in de keuzelijst (bijvoorbeeld “Naam (Nederlands)”, “Naam (Engels)”). Kies de variant die bij de taal van je kolom past, en die tekst wordt voor die taal weggeschreven.

Als je doorgaat, matcht Bidvise elke rij en bepaalt het wat er zou veranderen - en laat het je dat zien. Een korte indicator overbrugt de wachtmomenten terwijl het werkt (“Je bestand wordt gelezen…” na het uploaden, “Je rijen worden geanalyseerd…” vóór het voorbeeld), zodat een groot bestand nooit bevroren lijkt.

3. Elke wijziging controleren

Het voorbeeld is de kern van de functie: het toont precies wat er met elke rij gebeurt voordat er iets wordt opgeslagen. Bovenaan een snelle telling - Rijen, Wordt bijgewerkt, Geen wijziging, Fouten.

Elke rij in de tabel toont:

• het kavel waarmee die matchte (nummer en huidige naam), of de ruwe waarde als er geen match was;
• een match-badge - Gematcht, Geen match, Meerdere matches of Conflict;
• een actie-badge - Bijwerken, Overslaan of Fout;
• de wijzigingen - een veld-voor-veld-vergelijking van oude waarde → nieuwe waarde. Klik op een rij om het volledige detail uit te klappen.

Elke toepasbare rij heeft een selectievakje. Lange bestanden worden per pagina getoond (100 rijen per pagina, met onderaan een paginabalk die “100 van 700 getoond” laat zien), dus Deze pagina selecteren vinkt de rijen aan die je nu bekijkt, en je keuzes blijven onthouden terwijl je door de pagina’s bladert - een lopende teller “N geselecteerd” naast de knop Geselecteerde toepassen toont altijd het echte totaal over alle pagina’s. Vink rijen die je niet wilt meenemen uit. Rijen die niet kunnen worden toegepast (geen match, een fout) zijn wel zichtbaar maar niet selecteerbaar, zodat je ziet wat er buiten viel en waarom. Klopt er iets niet, ga dan Terug naar koppelen en pas het aan.

4. Toepassen

Druk op Geselecteerde toepassen en Bidvise voert de wijzigingen op de achtergrond uit, zodat een groot bestand je scherm niet bezet houdt. Een voortgangsbalk toont hoeveel rijen klaar zijn (142 / 142). Bij afronding krijg je een samenvatting - “Klaar. 142 kavels bijgewerkt.” - en, als er rijen mislukten, een lijst van welke rijen en waarom.

Onder de samenvatting houdt de run een Wat is gewijzigd-overzicht bij: elke toegepaste rij met de diff van vóór → ná, plus eventuele mislukkingen en hun reden. Open de import op elk moment opnieuw vanuit de importlijst om precies te zien wat die run deed.

Hoe matchen werkt

Rijen vinden hun kavel op kavelnummer, binnen deze veiling. Dat geeft een paar uitkomsten die je als badges in het voorbeeld ziet:

• Gematcht - precies één kavel in de veiling heeft dat nummer. Het wordt bijgewerkt.
• Geen match - geen enkel kavel heeft dat nummer. Onder de huidige bijwerk-regel wordt de rij overgeslagen.
• Meerdere matches - meer dan één kavel in de veiling heeft dat nummer. De rij wordt gemarkeerd (telt mee onder Fouten in het voorbeeld) en kan pas worden toegepast als de dubbele kavelnummers zijn opgelost.
• Conflict - twee rijen strijden om hetzelfde doel, dus Bidvise weigert te raden welke wint en markeert beide. Dit gebeurt wanneer hetzelfde kavelnummer meer dan eens in je bestand voorkomt, of wanneer twee rijen verschillende waarden naar hetzelfde onderliggende item zouden schrijven (denk eraan dat één item achter meer dan één kavel kan zitten). Geef de conflicterende rijen gelijke waarden, of verwijder het duplicaat, en upload opnieuw.

Eén veiligheidsdetail om te weten: Bidvise controleert elk kavel opnieuw op het moment van toepassen, niet alleen bij het voorbeeld. Is een kavel tussen je voorbeeld en je toepassen verwijderd, hernummerd of naar een andere veiling verplaatst, dan wordt die rij als mislukt vastgelegd in plaats van stilletjes het verkeerde kavel bij te werken.

Wat je kunt bijwerken

De kolommen waaraan je kunt koppelen (voor kavels in een veiling):

Naam, omschrijving, conditie en afmetingen horen bij het item (het catalogusobject), terwijl actief en uitgelicht bij het kavel horen (de plaatsing van het item in deze veiling). De import schrijft elk naar de juiste plek - jij koppelt alleen de kolom.

Goed om te weten

• Er verandert niets tot je toepast. Uploaden en controleren zijn veilig; je kunt altijd terug.
• Voorlopig alleen bijwerken. Nieuwe kavels worden nog niet vanuit een bestand aangemaakt - zie de opmerking bovenaan.
• Eén slechte rij verpest de run niet. Rijen worden onafhankelijk toegepast; mislukt er één, dan gaan de rest gewoon door en wordt de fout gemeld.
• Eén bestand, tot 20.000 rijen. Grotere bestanden worden geweigerd met de vraag ze te splitsen - draai de delen dan na elkaar.
• Eerdere runs blijven in de lijst op het importscherm - open een run opnieuw voor het volledige Wat is gewijzigd-overzicht: welke kavels werden bijgewerkt, de exacte diffs en eventuele mislukkingen.